本日のテーマは、上期末から下期初めにかけて発信したい経営トップメッセージです。トップメッセージを発信する立場にある皆様にとって、何を伝えるべきかを考える際の参考になれば幸いです。
まず、日々お客様や社会のために活動した役員、リーダー、各業務のご担当者、スタッフの皆様に感謝の言葉を伝えることが必要と思われます。お客様への対応はもちろん、法令対応、教育、情報管理、内部管理態勢の整備など、多くの課題に真摯に取り組んだこと、私たちが目指す姿の実現に向けて、それぞれの立場で努力を重ねたことに、心から感謝の気持ちを言葉にすべきと感じます。
そのうえで、次に伝えたいことが、上期の振り返りです。特に、お客様にはご迷惑をおかけしていないから問題ないと整理している業務、まだ問題が起こっている訳ではないから大丈夫としている業務などを洗い出し、適切な業務運営に変えて欲しい。それを具体的に伝えることが必要です。
〇 決められた確認手順を省略している、異なる運営をしている
〇 記録が不十分なままになっている、記録が全て同じ文言になっている
〇 自己流の運用が定着している、担当者ごとに異なる運営をしている
〇 忙しさを理由にルールが守られていない
こうしたことは、どの組織でも起こり得ます。問題が起こっていないが、それが適正な運営であるとは限りません。この事象があることを承知した上で、上記のように具体的な事例を提示して、伝えることが望ましいと思われます。
業務品質向上とは、不適切な運営を探して指摘することではありません。課題を自ら見い出し、目指す姿とのギャップを確認しながら、より適切な運営、より高いレベルの業務運営や事業活動へ変えていくことです。
業務品質の向上というと、新しいルールや新しい仕組みを作ることだと思われがちです。しかし、本当に重要なのは現在の運営状況を把握して課題を見つけ出すことです。決めたことが実践されているか。募集人ごとに品質にバラつきはないか。改善した内容が定着しているか。組織全体として目指す姿に近づいているか。これらを確認し、課題を見つけ、改善方法を定め、定着しているかを確認する。この積み重ねによって、業務品質は少しずつ向上していきます。
上記を踏まえて、役員、組織長、リーダーの皆様に対して、お願いしたいです。それは、上期の挙績や目標件数への未達件数などに対し、どうしたら良いかという観点で、振り返りを行わないで欲しい、特に組織長に対して、お願いしたい。なぜなら、挙績や目標件数というのは、目指す姿を一部切り取ってカタチにしたものであり、目指す姿そのものではないからです。与えられた挙績や目標件数をクリアしたとしても、目指す姿になるとは限りません。もう少し大きな視点をもって、組織の業務運営を管理して欲しいです。それゆえ、現在の運営状況を把握して課題を見つけ出すという作業を支援して欲しいのです。
最後に、下期も役員、組織長、リーダー、従業員、スタッフの皆様が元気で、ご家庭が支援してくださる環境になるように、期待していることを伝えたいです。皆様が健康で活躍できるのは、ご家族の支援があってのことであることを決して忘れないで欲しいと伝えたい。健全な業務運営には、それを支援していただけるご家族があります。心にいつも思っていて欲しいことを伝えたいと思います。
これ以外にも細かく言いたいこともあると思いますが、そういうことは担当役員に任せて、経営トップは一番大切なことに絞ってメッセージをすべきと思います。本日のブログは、全ての代理店や企業経営者にそのまま当てはまるとは限りませんが、適切な業務運営をしたいならば、必要な要素であると認識していただけると幸甚に存じます。最後までお読みいただき、ありがとうございました。
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