乗合代理店が注意すべき点

乗合代理店において、管理部門が発信したメールに、未更新、新規、事務未了、解除該当などの契約一覧表ファイルを添付して、各保険会社担当者を写しに入れました。その結果、契約した保険会社以外の会社が、他社契約内容を知ることとなり、情報漏えい事件として、ニュースリリースがありました。本日は、乗合代理店さんが注意すべき点について、考えてみます。

メールに限らず、一度に全ての作業が完了することは、事業活動において、業務効率を向上させます。しかし、情報漏えい防止の観点で考えると、お取引のある保険会社へ同時に情報発信することは、差し控えるべきです。

例えば、乗合各社の担当者を一同に集めて会議を行う際、配布資料の中に、契約を特定できる情報があれば、上記事件と同じ事象が生じます。合同会議を行う場合には、契約を特定できる情報を排除し、数値や概要の資料にするなど、工夫が必要です。

メールの場合は、社内に発信する場合は、写しに保険会社を入れないことが適切です。対策として、契約内容が記載されている一覧表は、メールにリンクを貼り、社内インターネット掲示板に掲載することが、考えられます。そうすれば、社外の人は掲示板にアクセスできないので、情報漏えいを防止できますが、手間が増えます。

乗合代理店さんが、お取引保険会社に同時に行う活動について、今一度、検証を行うべきではないかと思われます。他代理店で起こった事象こそ、自社の糧にすべく、検証を行って実態を確認し、不備があれば改善することで、代理店の体制整備を行いましょう。これを繰り返すことにより、リスクに対する感性が磨かれて、感応度の高いコンプラアインス経営になっていきます。