自己点検は、単に「適正・適切」に丸をつける作業ではありません。代理店の業務実態を整理し、改善につなげるための重要なプロセスです。しかし、実際には、どこから手をつければよいのか、何を確認すべきなのか、どう改善につなげるのか が分からず、適当に実施する代理店さんも少なくありません。そこで今回は、どの設問にも共通するノウハウを体系的に整理しました。この型を使えば、自己点検は迷わず進められます。
１．現状把握：事実を集める
自己点検は、ここが最重要です。いきなり点検シートに目を落とさずに、事実を集めることから始めます。
＜現状把握のノウハウ＞
〇 年度における研修・教育の実施計画と実施状況を把握
（研修項目数、受講状況、未受講者、資格更新期限など）
〇 設問に関連する業務の実態を洗い出す
データ・記録・ルール・手順書・会議資料などから把握
〇 現場の担当者にヒアリングする
自社モニタリングで実態を把握
自己点検の設問の多くは、実施記録、保険会社から得られるデータ、業務規程（社内ルール）の掲載確認で、実態が把握できます。
２．実態評価：現状を判断
現状把握で集めた事実をもとに、適正・適切／要改善／不適正・不適切の３段階で評価します。
＜評価のノウハウ＞
不適正：やっていない／仕組みがない
適正・適切：ルールがあり、教育され、実行され、記録がある
要改善：やっているが、記録がない／教育が不十分／ルールが曖昧
実態評価は、自身の感覚ではなく、エビデンスの有無で判断します。適正にしたいではなく、現状はどうかで判断して下さい。評価は、実態で決まるのです。
３．課題整理：目指す姿との差が新たな課題
実態評価の結果をもとに、不適正と要改善の項目に対し、「あるべき姿」と「現状」の違いを整理します。時には「適正」であっても、あるべき姿と現状の差があれば、新たな課題がないかを見つけることがあります。
＜課題整理のノウハウ＞
① ルールがない
② 教育・管理・指導が行われていない
③ 実行されていない
④ 記録が残っていない
課題が整理できると、改善策が自然に見えてくることがあります。課題は原因ではなく、状態で書くことをお薦めします。教育・管理・指導の記録不備は、ほぼすべての設問で共通する重要課題ですので、注意して下さい。教育・管理・指導の記録がなくても、その項目を要改善にして教育・管理・指導を行い記録すれば、改善取組みになります。不備や要改善の項目には、真摯に対応しましょう。
４．解決策の立て方：小さく、確実に改善
課題が把握できたら、次は課題解決策の策定です。例えば、
〇 研修が未受講 → 年間計画を作り、期限を設定する
〇 ルールがない → ルールを作り、教育・管理・指導を行う
〇 実行されていない → 手順を簡素化する／担当者を明確にする
〇 記録がない → 記録フォーマットを作る／記録のタイミングを決める
〇 実効性や効果がない → モニタリングや点検で把握する仕組みを作る
ルール作成と教育はワンセットで考えます。完璧な結果を目指さず、まずできる改善や仕組み作りから始めると、高評価を得ます。課題解決策には、「誰が」「いつまでに」「どうやって」を定めておくことがポイントです。
５．実行と記録：形に残すことで評価を受ける
課題解決策を実行したら、必ず記録を残します。会議資料、研修記録、チェックリスト、手続き改善の報告書、お客様の声の管理表、ルール改定履歴などが記録の種類です。保険会社のシステム内に保管するものと、自社パソコン内などに保管するものに分けて、管理します。
自己点検は、記録があるかどうかで評価が決まることから、次年度の自己点検でも使うために、保管方法も重要です。記録は評価の源泉であり、高い評価を受ける為の武器でもあります。
＜まとめ＞
自己点検は、上記５つの作業を行うことで、適切な点検になります。
〇 現状把握（※研修・教育の把握を含む）
〇 実態評価
〇 課題整理（教育・管理・記録の不足を含む）
〇 解決策（ルール作成と教育をセットで）
〇 実行と記録
この５つの作業を行えば、どの設問でも迷わず進められます。自己点検は、代理店の品質を高める改善サイクルそのものです。次年度の評価にも直結する重要なプロセスです。
なお、弊社では、自己点検の支援研修も承っております。ご要望のある方は、ホームページ上段の「お問合せ」より、お問合せ下さい。
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