訪問からオンライン会議へ

コロナ禍の長期化に伴い、業務の見直しを行う企業が増えています。その最たるものが、オンラインで可能な業務を増やすことです。オンラインで可能な業務を増やすと、業務効率と実効性が向上し、従業員同士の双方向意見交換による趣旨の浸透という大きな効果があります。

オンライン業務のメリットは、①会議が連続しても、移動時間がない、②少人数の会議は意見交換中心、多人数の会議は伝達中心と使い方を変えられる、③１対１で上司に相談しやすい環境として使える、④取引先の時間を有効に使える、⑤交通費や交際費の支出が減るなどです。

その為には、二つ以上のTV会議アプリを使用できる環境を準備する必要があります。一つだと相手が使えない環境だった時に実施できないことに加え、アプリにはそれぞれ特徴があり、必ずしもオールマイティでないからです。また、スマートフォンにもインストール可能であれば、更に広く活用できます。例えば、聞いているだけのパートであれば、移動中の電車やバスの中でも、参加できます。

会議は面前、画面で直立不動で参加すべきで、服装のカジュアルや画面オフなんて、とんでもないと思っている方がいれば、そのメリットと、上記に示したメリットのどちらが事業活動にとって大切かを考えてみてください。取引先訪問へ行く途中のクルマの中でも社内会議に参加したり、訪問先から帰社途上の電車内で外部セミナーに参加したり、時間効率を最大限引き上げることになります。

最近は、訪問中心の法人向け営業ですら、オンライン会議による面談が主になりつつあります。相手企業が、来客を好まなくなっているからです。来客があれば、会議室を予約しなければならず、衛生面にも気を使います。オンライン会議なら、窓口担当者の上司がオブザーブ参加することも可能です。画面オフにして、他の業務をしながら参加することもできるのです。

個人向け営業も、オンライン会議による面談を使う企業が増えています。お客様の方が、オンライン会議を好む傾向にあります。在宅勤務の日に、自分の業務終了後にオンライン相談やカウンセリングを入れるお客様も増えています。自宅で参加すれば、ご家族の同席も可能で、好きな時間帯を選べるメリットを享受しています。オンライン会議中に、お客様に動画を視聴いただくことも可能で、画面を通じて商品やサービスの特徴をお伝えするノウハウを活用しています。

オンライン会議を導入し、社内外から使い方を教えていただきながら進めることで、新しい市場を開拓したり、既存の取引先との関係を強くしていく時代に入ったと思われます。