年度替わりの体制整備

本日は、保険代理店さんの店主向けに、年度替わりの体制整備状況の見直しについて、お話します。大切なポイントは、代理店組織の骨組み部分に支障がないかを確認することです。

代理店組織の骨組み部分とは、組織や募集行為に関するチェック機能を指します。支障がないかとは、仕組みやルールが機能しているか、不適切な事象があれば改善へ向けた取組みを継続しているかなど、組織としての実効性が損なわれていないかという観点で確認します。

例えば、生命保険であれば、当初意向から最終決定した契約に至るまでの経緯を記録するルールが、社外に対して説明できる程度に保管されているか。損害保険であれば、お客様との商談履歴や連絡履歴がシステム等の社内で定めたに記録されているかなどです。

お客様からのご要望・ご不満・お褒めなどを記録するのは、基本動作です。上記に記載した保管や記録を確認するのは、業務実態を把握する為のチェック機能が実行されているかを確認する趣旨です。それ以外であれば、自社側から連絡、提案した内容とその反応、顧客側から相談、確認、問合せを受けた内容とその回答記録を確認しては、いかがでしょうか。

仮に、現状が十分でなければ、できない理由を従業員へヒアリングしたり、管理職に対し、その仕組みやルールの目的が説明できるか確認して、自社の体制整備状況の足りない点を探します。現状では、そのような保管や記録がなされていなければ、次年度の主な取組みにすることで、足ります。

また、必要以上に社内ルールが混在していることも、誤りや漏れを助長しますので、そのようなルールや仕組みがないかを確認することも必要です。年度を通じて十分にできている仕組みやルールであれば、新入社員以外は廃止するなどの見直しを行うことも、体制整備です。その際、拠点別のマネージャー数に対する従業員数が過度に大きくなっていないかも、管理上の見直しのポイントです。

年度替わりを迎えるにあたり、企業理念や経営理念を読み返し、それを事業として実行しているかを確認することが、年度替わりの体制整備の見直しに繋がります。